Taloushallinnon kumppanin vaihto mielessä?
Taloushallinnon kumppanin vaihtaminen voi tulla ajankohtaiseksi monesta syystä. Päätös vaihdoksesta on iso ja sitä on pohdittu ehkä jo useita vuosia. Asiakas on yleensä tässä vaiheessa innostunut mutta samalla myös jännittää. Uuden taloushallinnon kumppanin tärkein tehtävä onkin tehdä vaihdos asiakkaalle niin sujuvaksi ja helpoksi, kuin mahdollista. Vaihtoa ei voi täysin ulkoistaa mutta lähes kaiken siitä voi.
Edellinen palveluntarjoaja voi lopettaa kokonaan oman liiketoimintansa tai ei pysty tarjoamaan nykyaikaisia sähköisiä ratkaisuja. Asiakkaana voi myös olla tunne, että tarjottu palvelu ja sen kustannus eivät kohtaa. Joskus asiakkaan oma liiketoiminta on vuosien varrella kasvanut niin, että nykyinen yhteistyökumppani ei enää pysty tarjoamaan tarvittavaa osaamista tai palvelua. Tällöin kannattaa tarkastella, mitä muut taloushallinnon toimijat tarjoavat.
Vain tilikauden vaihteessa – ja muita väärinkäsityksiä
Taloushallinnon kumppanin vaihdosta kuulee myös väärinkäsityksiä:
- ”Muutos pitää tehdä tilikauden vaihteessa” – Vaihdon voi tehdä missä vaiheessa tilikautta tahansa ja yleensä se on jopa järkevämpää kesken tilikauden. Sopivaan ajankohtaan vaikuttaa esimerkiksi tilanne edellisen palveluntarjoajan kanssa sekä asiakkaan oma sesonki. Kun uudella yhteistyökumppanilla on kokemusta uusien asiakkaiden vastaanottamisesta, löytyy paras hetki keskustelemalla.
- ”Kirjanpitäjän vaihtaminen on työlästä ja riskialtista” – Kaikki taloushallinnon palveluntarjoajat eivät valitettavasti panosta tähän todella tärkeään asiakassuhteen vaiheeseen, jolloin epäonnistumisia voi tapahtua. Asiakkaalle jää tällöin liian iso vastuu asioista, jotka eivät ole omaa ydinosaamista. Kun asiakaskokemusta arvostetaan korkealle, on myös yhteistyön aloitusvaiheen prosessi hyvin suunniteltu. Käyttöönottoon tarvitaan omanlaistansa osaamista, jotta prosessi oikeasti toimii.
- ”Aloitusvaihe kestää monta kuukautta ja tieto ei kulje” – Kun oma taloushallinnon asiantuntija on mukana alusta asti, alkaa myös yhteistyö hänen kanssaan heti. Yhteistyön aloitukseen kannattaakin yhdistää sekä käyttöönoton että taloushallinnon osaaminen. Näin oma yhteyshenkilö tulee heti tutuksi ja samalla käyttöönoton osaaminen varmistaa, että kaikki tarvittavat asiat tulevat huomioitua ja hoidettua. Asiakas voi tällöin keskittyä huoletta omaan liiketoimintaansa myös vaihdoksen aikana.
Kaikkea ei tarvitse hoitaa itse
Uuden aloittavan yrittäjän kannattaa panostaa ammattitaitoiseen taloushallinnon kumppaniin. Osaavan yhteistyökumppanin avulla välttää monet harmit, eikä tarvitse hoitaa kaikkea itse. Kirjanpidon ja palkanlaskennan lisäksi yrityksen perustamiseen liittyviin asioihin voi tarvita apua. Yrityksen rekisteröiminen, toimialan valinta, pankkitilin hakeminen sekä erilaiset sopimukset hoituvat sujuvasti, kun valitulla yhteistyökumppanilla on taloushallinnon lisäksi osaamista esimerkiksi lakiasioista.
Rotion asiakkaaksi siirtyminen
Uusi asiakas on meille aina lämpimästi tervetullut ja olemmekin yhteydessä nopeasti, usein jo saman päivän aikana sopimuksen allekirjoittamisesta. Sovimme ensimmäisenä yhteistyön aloituspalaverin, johon osallistuu käyttöönoton vastuuhenkilön lisäksi oma taloushallinnon asiantuntija. Tiedonkulun varmistamiseksi dokumentoimme kaiken kertyvän tiedon heti alusta lähtien myös kirjallisesti.
Meidän vastuullamme on hoitaa tarvittavat valtuudet ja paperit kuntoon sekä perustaa uusi ohjelmisto tai tehdä sen siirto edelliseltä palveluntarjoajalta. Jos jo käytössä oleva ohjelmisto on hyvä, ei sitä välttämättä tarvitse vaihtaa. Jos taas ohjelmisto ei tunnu toimivalta, voimme etsiä tarpeita paremmin vastaavan joko tarjoamistamme vaihtoehdoista tai yhteistyökumppaneiltamme. Opastamme uuden ohjelmiston käytön koulutuksessa ja oma yhteyshenkilö auttaa aina myös jatkossa.
Yleisesti irtisanomme myös edellisen palveluntarjoajan sopimuksen ja pyydämme tarvittavan aineiston asiakkaan puolesta valtakirjalla. Asiakkaan on kuitenkin myös mahdollista irtisanoa edellinen sopimus itse.
Haluamme tarjota asiakkaillemme lisäarvoa jo heti yhteistyön alussa. Kun mukana on tuore silmäpari, voi hyvinkin löytyä asioita, jotka säästävät asiakkaan aikaa tai rahaa jatkossa. Teknisemmän puolen lisäksi onkin olennaista tutustua alkuvaiheessa hyvin myös asiakkaan liiketoimintaan sekä kuulla asiakkaan tarpeet ja toiveet alkavalle yhteistyölle.
Kaikista tärkeintä on, että asiakkaalle löytyy itselle sopiva kumppani talousasioihin. Hyvää ei kannata vaihtaa mutta vertailusta on hyötyä. Onko taloushallinnon palveluntarjoajan kilpailutus tai valinta ajankohtainen? Kerromme mielellämme lisää!
