1 Rekisterinpitäjä

Rotio Oy
Y-tunnus: 2883355-7
Rautatienkatu 34 C, 90100 Oulu

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sanna Kojola
email: sanna.kojola@rotio.fi
puh. 0505769594
Rautatienkatu 34C
90100 Oulu

3 Tietosuojaorganisaatio

Rotio Oy:ssä toimii tietosuojaorganisaatio. Yhteystiedot: tietosuoja@rotio.fi.

4 Rekisterin nimi

Asiakas- ja markkinointirekisteri

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Rotion ja sen asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto, markkinoinnin tai myynnin kohdentaminen tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavankaltaisissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Asiakassuhteeseen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta
  • Asiakaspalautteen ja asiakkaan tyytyväisyystietojen kerääminen ja käsittely
  • Viestinnän, myynnin, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen sekä kontakti- ja asiakashistorian hallinta

Henkilötietoja saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään ja rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen liittyvien palveluiden käytöstä, viestintä- sekä asiointi- ja muuhun toimintaan liittyvistä tapahtumista.

6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää pääsääntöisesti sisällään seuraavanlaisia henkilötietoja:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumero
  • Asiakkaiden syntymäaika ja henkilötunnus
  • Asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot, kuten esimerkiksi kohdetiedot
  • Viestinnän ja/tai markkinoinnin toteuttamiseen liittyvät tiedot kuten kiinnostuksen kohteet
  • Asiakaskontaktissa syntynyt asiakkuudenhallintatieto kuten muistiinpanot
  • Asiakkaan ostamat kohteet
  • Rekisteröidyn itse tallettamat tiedot hänestä itsestään
  • Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen itsestään antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen liittyvät toiveet tai muut vastaavat tiedot

7 Verkkopalveluiden evästeet

Rotio käyttää evästeitä verkkosivuilla, jotta voimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat Rotiolle tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme.

Evästeiden avulla voidaan kerätä muun muassa seuraavia tietoja:

  • kävijän IP-osoite
  • kellonaika
  • selaintyyppi
  • käyttöjärjestelmä
  • näytön resoluutio
  • mitä kautta kävijä on tullut sivustolle (hakukone, suora linkki jne.)
  • aiemmat käynnit sivustolla
  • käytetyt sivut
  • Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Tarkemmin käyttämistämme evästeistä voit lukea osoitteesta www.rotio.fi/evasteet.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rotio voi luovuttaa, siirtää tai jakaa henkilötietoja sen kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille sekä palveluidensa tuottamiseen osallistuville alihankkijoinaan toimiville kolmansille osapuolille. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat kyseisen rekisterin toiminta-ajatusta (esimerkiksi pankit ja vakuutusyhtiöt).

9 Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käyttäjän yksilöityjä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi palvelua ylläpitäville palvelimille tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurein, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin tai muin teknisin keinoin. Rekisteröityjen tietoja sisältävät tulosteet säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomat eivät pääse niihin käsiksi.

11 Oikeudet rekisterin tietojen tarkastukseen, korjaamiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, korjauttaa tai pyytää poistamaan häntä koskevat tiedot henkilörekisteristä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Pyynnöt ja suostumuksen peruuttaminen tulee osoittaa kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle. Pyydettäessä rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä.

12 Tietojen säilytysaika

Vanhentuneita tai tarpeettomia henkilötietoja ei säilytetä. Rotio poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelylle ei ole enää perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Rotioa poistamaan häntä koskevat tiedot. Asiakkuuteen tai muuhun jatkuvaan käyttötarkoitukseen, kuten uutiskirjeen vastaanottoon, liittyvät henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin palvelu on aktiivinen.

Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla (mm. takuuvelvoitteet) tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Rotioa säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

13 Tietosuojaselosteen muutokset

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.