Prosessit vähentävät epäselvyyksiä ja sisäisiä ristiriitoja

Alussa mainitsimme jo prosessien tarpeellisuudesta yrityksen alkutaipaleelta lähtien, kun ensimmäiset työntekijät astuvat yrityksen palvelukseen. Ne selkeyttävät työnkuvaa niin työntekijälle kuin esimiehellekin, jolloin tavoitteiden asettaminen on mahdollista. Yhdessä toimivan raportointimallin kanssa esimerkiksi myynnin tavoitteiden asettaminen poistaa erimielisyyksien mahdollisuuden, kun voidaan selkeästi osoittaa myyntitavoitteen olevan tietty euromäärä kuukausi- tai vuositasolla, jotta yrityksen kannattavuus pysyy positiivisena. Tavoitteiden lisäksi prosesseihin kuuluvat myös toimintamallit ja työkalut, joilla määriteltyihin tavoitteisiin tulisi realistisesti yltää. Lyhyesti sanottuna, prosessit määrittävät tavoitteet, mutta tarjoavat myös konkreettiset välineet ja esihenkilön tuen tavoitteisiin pääsemiseksi.

Prosessit voidaan ottaa osaksi yrityksen päivittäistä toimintaa missä vaiheessa hyvänsä, mutta on sanomattakin selvää että mitä aiemmin se tehdään, sitä helpompaa se tulee olemaan. Mekin kohtaamme tilanteita, joissa työntekijöitä on jo kymmeniä siinä vaiheessa kun prosessien tarve huomataan. On täysin luonnollista, että uusien raamien piirtäminen aiheuttaa närää joidenkin työntekijöiden keskuudessa, sillä he kokevat tulevansa rajoitetuiksi omassa työssään. Keskusteluyhteys ja selkeä perustelu on paras lääke soraääniä vastaan, ja on hyvin tärkeää varmistaa myös pitkään yrityksessä palvelleiden työntekijöiden sitoutuminen uusiin prosesseihin. Uudet työntekijät tulee puolestaan perehdyttää huolellisesti, jotta he voisivat tehdä työtään tehokkaasti ilman epävarmuutta.

Prosesseista ei tule missään nimessä luoda liian tiukkoja, ellei esimerkiksi turvallisuus sitä edellytä. Tavoitteena ei ole holhota työntekijöitä, mutta esimerkiksi laadunvarmistusprosessi on hyvä olla, jotta yrityksen johto voi varmistua siitä, että asiat tehdään sovitusti ja ajallaan.

Yksinkertainen neuvomme prosessien luomisesta on siis tehdä ne mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. 

Raportointi antaa faktat päätöksenteon tueksi

Raportointi heijastelee yritysorganisaation lukuja raadollisen realistisesti. Lyhyesti sanottuna raportointi ohjaa päätöksentekoa ja perustelee tarvittavat toimenpiteet faktoilla. Jos liiketoiminta on kannattavaa, raportoinnin avulla voidaan selkeästi osoittaa miksi näin on. Jos kannattavuus puolestaan on heikko, raportit osoittavat heikot kohdat yrityksen toiminnassa jotta niitä voidaan parantaa.

Me Rotiolla näemme hyvin paljon yritysten lukuja ja raportteja, ja meillä on paljon vertailupohjaa samojen toimialojen yrityksistä, minkä ansiosta meillä on selkeää näyttöä siitä, mikä kannattavuustason tulisi kullakin toimialalla olla. Myös raportointi vaatii oman prosessinsa taloushallintoon, joka tuottaa lukujen pohjalta luotettavia raportteja yrityksen johdolle. Taloushallinnon raporttia voidaan pitää eräänlaisena kuumemittarina, joka mittaa liiketoiminnan tilaa. Raportteja peilataan nykyhetkeen ja historiaan, kuten kvartaaliraporttien tapauksessa: On järkevää verrata kuluvaa kvartaalia edelliseen, mutta myös edellisen vuoden samaan kvartaaliin kausivaihtelun tasoittamiseksi.

Operatiivisia valintoja pitää pystyä tekemään raporttien perusteella. Tässäkin tekemisen ytimessä ovat prosessit.

Hyvä dokumentaatio tekee yrityksestä läpinäkyvän ja ostokelpoisen

Prosessit ja raportit nivoutuvat yhteen dokumentaatiossa, joka on johdon työkalu. Systemaattisessa toimintatavassa kuvataan organisaation prosessit ja toimintamallit, jotka ohjaavat yritystä myös ilman yrittäjää itseään. Dokumentointi toimii yrityksen peilinä, joka näyttää selkeästi mitkä asiat toimivat hyvin ja mitkä eivät. Dokumentointiin on tärkeää sisällyttää jo aiemmin mainitut tehtävät ja vastuut ihmisten ja työtehtävien välillä, mutta myös suuremmat linjaukset kuten yrityksen strategia, missio ja visio.

Dokumentaatio on luonnollisesti työlästä, joten työntekijöille ja esihenkilöille on annettava aikaa omaksua tehtävänsä ja vastuunsa prosessien ja dokumentaation mukaisesti. Se kuvailee myös minkä verran liikkumatilaa yksilöllä on prosessien sisällä, mikä selkeyttää yrityksen päivittäistä toimintaa. Prosessit siis ohjaavat tekemistä, dokumentaatiossa kuvaillaan prosessit, ja raportointi osoittaa näiden toimivuuden. Yhdessä ne muodostavat selkeän rakenteen ja toimintamallit.

Hiljalleen vai kertarysäyksellä?

Jos prosesseja ei ole yrityksessä vielä laadittu, onko kannattavaa ottaa ne käyttöön hiljalleen vai tehdä tehokas remontti kertarytinällä? Yksiselitteistä vastausta tähän ei valitettavasti voida antaa, sillä jokaisessa yrityksessä täytyy ottaa huomioon vaadittujen prosessien määrä ja sen myötä dokumentoinnin laajuus, sekä ihmisten omaksumiskyky. Keskustelemalla ja perehtymällä yrityksen toimintaan löydetään ennestään toimivat sekä kehitettävät asiat niin yrittäjän kuin organisaation näkökulmasta, jonka jälkeen pystytään etenemään sopivalla tahdilla siten, että venettä ei keikuteta tarpeettoman paljon.

Kiitettävän monella yrityskauppa-asiakkaallamme on jo olemassa toimivat prosessit ja organisaatiorakenne on sillä tasolla, että yrittäjä voidaan poistaa kuvioista sujuvasti, mutta joskus vaaditaan pientä viilausta esimerkiksi dokumentaation tai raportoinnin osalta. Ehdottomasti tärkein asia yrityskauppoja ajatellen on uskaltaa puhua tavoitteista ja yrityksen tilanteesta osaavan kumppanin kanssa.

Rotio ei ole pelkästään yrityskauppojen ammattilainen, vaan kumppani jonka kanssa yritys voidaan huolellisesti ja ammattitaidolla viedä kohti yrityskauppaa vaadituilla toimenpiteillä. Taloushallinnon ja juridisten toimenpiteiden lisäksi tarjoamme yrittäjälle sen tärkeimmän tuen, mitä omasta yrityksestä luopumisessa vaaditaan – ymmärtävän ja inhimillisen keskustelukumppanin. Yrityskauppa ei ole koskaan pelkkiä numeroita, vaan henkisesti suuri askel yrittäjälle itselleen.

Jos haluat arvioida yrityksesi tämänhetkisen ostokelpoisuuden, voimme tehdä siitä sinulle maksuttoman alkukartoituksen.

Varaa ilmainen konsultaatio