Näin varmistat onnistuneen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)-projektin
Olemme kaikki kuulleet kauhutarinoita epäonnistuneista toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotoista. Voi olla houkuttelevaa ostaa ERP-järjestelmä avaimet käteen-periaatteella, mutta valitettavasti se ei käytännössä ole mahdollista. Seuraavilla vinkeillä voit välttää yleisimmät haasteet.
1. Selkeä tavoite ja aikataulu projektille
Aseta projektille realistinen tavoite ja aikataulu. Mitkä ovat niitä ongelmia, joita uudella järjestelmällä ratkaistaan? Mitkä työvaiheet vaativat tehostamista? Pyri varmistamaan jo kilpailutusvaiheessa projektiin vaadittu todellinen aika. Mitkä ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta ydinprosesseja?
2. Innostunut ja osaava projektitiimi
Valitse projektiin riittävällä tietotaidolla varustetut ihmiset. Erityisesti tarvitaan tietoa erilaisista ERP-järjestelmistä ja ymmärrystä oman yrityksen toiminnasta. Tiimin koko ei saa olla liian suuri, koska silloin on riskinä, että päätöksenteko hidastuu ja vaikeutuu. Suositeltava on nimetä projektille yksi projektipäällikkö ja varata hänelle riittävästi aikaa viedä projektia eteenpäin.
Muista osallistuttaa henkilöstöä projektiin alusta asti, sillä muutosvastarinta on varmasti silloin vähäisempää
3. Riittävä koulutus ja tiedottaminen
Varaa riittävästi aikaa kouluttaa pääkäyttäjät sekä muu henkilöstö uuteen järjestelmään.
Varmista, että tiedottaminen on riittävää, kun siirrytään uuteen järjestelmään. Mikäli mahdollista, työntekijöitä on hyvä päästää kokeilemaan järjestelmää jo ennen varsinaista käyttöönottoa. Tässä vaiheessa on helppo saada oikeaa palautetta kehittää edelleen järjestelmää ja varmistaa onnistunut käyttöönotto.
Selvitä voidaanko uutta järjestelmää ottaa vaiheittain käyttöön esimerkiksi tuotanto ensin ja sen jälkeen taloushallinto. Tällä tavalla voidaan pienentää muutosvastarintaa sekä saada mahdollisia kehitysehdotuksia nopeammin tietoon.
Miksi tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan ERP-projektiin?
Hyvin usein ERP-järjestelmästä viedään tietoa taloushallinto-ohjelmistoon erilaisten ohjelmistorajapintojen (integraation) avulla. Yleensä ohjelmistojen välillä siirretään laskutustietoja toiminnanohjaus- ja taloushallinto-ohjelmistojen välillä. Osaava tilitoimisto varmistaa tarvittavat integraatiot ja voi neuvoa sopivan taloushallinto-ohjelmiston valinnassa. Tilitoimisto varmistaa, että kaikki tarvittava tieto siirtyy taloushallinto-ohjelmistoon ja että yrityksellä on ajantasainen tieto molemmissa järjestelmissä.
Meillä Rotiolla on vahva kokemus sekä Procountor– että Netvisor -ohjelmistoista ERP-projekteissa. Jos suunnittelet ERP-järjestelmän hankintaa, autamme kartoittamaan ja vertailemaan sopivat taloushallinnon ratkaisut yrityksellesi.
Kuulostaako tämä käyttökelpoiselta idealta ja haluat kuulla lisää? Ole yhteydessä asiantuntijaamme!
