Näin varmistat onnistuneen toiminnanohjausjärjestelmä (ERP)-projektin
Voi olla houkuttelevaa ostaa ERP-järjestelmä avaimet käteen-periaatteella, mutta valitettavasti se ei käytännössä ole mahdollista. Myös ilmaisia tai lähes ilmaisia ERP-ohjelmistoja on hyvin saatavilla, mutta ilmaisia lounaita ei tässäkään tapauksessa ole luvassa. Seuraavilla vinkeillä voit välttää yleisimmät haasteet.
1. Määrittele selkeät tavoitteet ja aikataulut ERP-projektille
Aseta projektille realistinen tavoite ja aikataulu. Mitkä ongelmat ERP-järjestelmän tulee ratkaista? Mitkä työvaiheet vaativat tehostamista? Pyri varmistamaan jo kilpailutusvaiheessa projektiin vaadittu todellinen aika. Mitkä ovat yrityksen liiketoiminnan kannalta ydinprosesseja?
2. Innostunut, ymmärtävä ja osaava projektitiimi
Valitse projektiin riittävällä tietotaidolla varustetut ihmiset. Erityisesti tarvitaan tietoa erilaisista ERP-järjestelmistä ja ymmärrystä oman yrityksen toiminnasta. Erityisesti ERP:n ja taloushallinnon integraatioiden suhteen on löydyttävä riittävää osaamista. Tiimin koko ei myöskään saa olla liian suuri, koska silloin on riskinä, että päätöksenteko hidastuu ja vaikeutuu. Suositeltavaa on nimetä projektille yksi projektipäällikkö ja varata hänelle riittävästi aikaa viedä projektia eteenpäin.
Muista osallistuttaa henkilöstöä projektiin alusta asti, sillä muutosvastarinta on varmasti silloin vähäisempää
3. Riittävä koulutus ja tiedottaminen
Varaa riittävästi aikaa kouluttaa järjestelmän pääkäyttäjät sekä muu henkilöstö uuteen järjestelmään. Myös eri tasoisia käyttöoikeuksia kannattaa jakaa, sillä kaikki eivät todellakaan tarvitse kaikkia toimintoja.
Varmista, että tiedottaminen on riittävää, kun siirrytään uuteen järjestelmään. Mikäli mahdollista, työntekijöitä on hyvä päästää kokeilemaan järjestelmää jo ennen varsinaista käyttöönottoa. Tässä vaiheessa on helppo saada oikeaa palautetta kehittää edelleen järjestelmää ja varmistaa onnistunut käyttöönotto.
Selvitä voidaanko uutta järjestelmää ottaa vaiheittain käyttöön esimerkiksi tuotanto ensin ja sen jälkeen taloushallinto. Tällä tavalla voidaan pienentää muutosvastarintaa sekä saada mahdollisia kehitysehdotuksia nopeammin tietoon.
Miksi tilitoimisto ja taloushallinto kannattaa ottaa mukaan ERP-projektiin?
Lähes poikkeuksetta ERP-järjestelmästä viedään tietoa taloushallinto-ohjelmistoon erilaisten ohjelmistorajapintojen (integraation) avulla. Yleensä ohjelmistojen välillä siirretään laskutustietoja toiminnanohjaus- ja taloushallinto-ohjelmistojen välillä. Osaava tilitoimisto varmistaa tarvittavat integraatiot ja voi neuvoa sopivan taloushallinto-ohjelmiston valinnassa. Tilitoimisto varmistaa, että kaikki tarvittava tieto siirtyy taloushallinto-ohjelmistoon ja että yrityksellä on ajantasainen tieto molemmissa järjestelmissä. Suoraan sanottuna, ERP-järjestelmä joka ei keskustele taloushallinnon järjestelmien kanssa sujuvasti ei ole hyvä ERP-järjestelmä.
Meillä Rotiolla on vahva kokemus sekä Procountor– että Netvisor -ohjelmistoista ERP-projekteissa. Jos suunnittelet ERP-järjestelmän hankintaa, autamme kartoittamaan ja vertailemaan sopivat taloushallinnon ratkaisut yrityksellesi. Pystymme myös suosittelemaan nykyiseen ohjelmistoosi parhaiten soveltuvia ERP-ratkaisuja.
Kuulostaako tämä käyttökelpoiselta idealta ja haluat kuulla lisää? Ole yhteydessä asiantuntijaamme!
